TIETOSUOJASELOSTE

Tämä on Suomen Jääkiekkoilijat ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste. Tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin henkilöihin, jotka ovat tai ovat olleet yhdistyksen jäseniä tai joiden tietoja on muuten yhdistyksen rekistereissä. (jäljempänä: ”rekisteröity”).

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on antaa rekisteröidyille kattava kuva siitä, mitä henkilötietoja yhdistys kerää heistä, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa. Tämä tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista ja lainsäädännöstä, jota Suomen Jääkiekkoilijat ry noudattaa henkilötietojen käsittelyssä.

Laatimispäivä 15.5.2018. Viimeisin muutos 30.10.2023.

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Jääkiekkoilijat ry
Itäkatu 1-5 D207, 00930 Helsinki
Y-tunnus: 0590967-8

2. Rekisteriasioiden yhteystiedot

Nimi: Karoliina Rantamäki
Osoite: Itäkatu 1-5 D207, 00930 Helsinki
Puhelin: 041 311 2922
Sähköposti: karo.rantamaki(at)sjry.fi

3. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Suomen Jääkiekkoilijat ry kerää ja käsittelee seuraavia henkilötietoja:

Henkilötiedot: etu- ja sukunimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
Ammattiin liittyvät tiedot: joukkue, sopimukseton
Jäsentiedot: jäseneksi liittymisajankohta, jäsenmaksun suuruus ja maksupäivä, maksutapa, some-kanavat ja allekirjoitus (paperisessa liittymislomakkeessa), rekisteröidyn asioiden hoitoon liittyvät sähköpostit ja puhelut sekä mahdolliset muut rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot
Rekisteröidyksi jääkiekkoagentiksi hakeutuvan henkilön osalta myös: ammatti, koulutus, mahdollinen kokemus agenttitoiminnasta, pätevyyskriteerit, hakijaa koskeva ote luottotietorekisteristä
Rekisteröidyn jääkiekkoagentin osalta: etu- ja sukunimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

Tiedot säilytetään tietoluokasta riippuen kalenterivuodesta eteenpäin. Kun henkilötietojen säilytysaika on kulunut umpeen, tiedot poistetaan.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteritietojen kerääminen perustuu jäsenyyteen. Tietoja kerätään jäsenasioiden hoitamiseen, markkinointiin ja viestintään Suomen Jääkiekkoilijat ry:n ja yhteistyökumppaneiden toiminnasta ja tarjonnasta, toiminnan kehittämiseen, palveluiden käytön seurantaan, tilastointiin, markkinointiin, tutkimuksiin ja laskutukseen. Liittymällä yhdistyksen jäseneksi henkilö tilaa samalla myös Suomen Jääkiekkoilijat ry:n jäsenkirjeen sekä muut mahdolliset tiedotteet.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenyyteen liittyviä rekisteritietoja kerätään henkilöiltä itseltään jäsenyyssopimuslomakkeella loppukesällä/syksyllä SM-liiga-, Naisten Liiga- ja Mestisseurojen pelaajille järjestettävissä infotilaisuuksissa sekä liittymislomakkeella Suomen Jääkiekkoilijat ry:n internetsivuilla jäseneksi liityttäessä. Tiedot palveluiden käytöstä Suomen Jääkiekkoilijat ry:n sivuilla kirjautuvat tietokantaan.

Muihin yhdistykseen liittyviin asioihin (esim. avustusten hakeminen, rekisteröidyksi jääkiekkoagentiksi hakeutuminen ja sellaisena toimiminen) tiedot on kerätty rekisteröidyiltä itseltään hakemuksen lähettämisen yhteydessä ja heiltä saaduilta yhteystietojen päivityksistä.

6. Henkilötietojen vastaanottajat
Olemme varmistaneet, että kaikki palvelutarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia:

Vitec Avoine (Sense jäsenrekisteriohjelma)
Perjantai Markkinointiviestintä Oy
Koodiviidakko Oy
Obsido Oy

Jäsenrekisteritietoja voidaan käyttää ja luovuttaa Suomen Jääkiekkoilijat ry:n kaupallisiin tarkoituksiin. Ulkopuolisille tahoille ei anneta tietoja jäsenestä, lukuun ottamatta vakuutusyhtiöitä, joilla on oikeus tarkistaa jäsenen jäsenyys ja vakuutustilanne puhelimitse tai sähköpostitse rekisteriasioiden hoitajalta mahdollisessa korvausasiassa.

Yhdistys voi myös joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi yhdistys voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli yhdistys on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.

Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Tietojen digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä ohjelmistojen käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

a) Manuaalinen aineisto
Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa.

b) Sähköisesti tallennetut tiedot
Rekisteri on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla sekä palomuurilla. Rekisteriin tallennettuja tietoja ei luokitella salattaviksi.

8. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin jäsenyys on voimassa. Joiltakin osin tietoja säilytetään pidempään esimerkiksi vakuutusyhtiöitä varten.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjälle täytyy pyyntöä esittäessään todistaa henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa kuukauden kuluessa. Niiltä osin, kuin tiedoissa on mukana muiden henkilöiden henkilötietoja, tietoja ei toimiteta, mutta niiden olemassaolosta kerrotaan asiakkaalle, joka tämän jälkeen voi pyytää niitä halutessaan poistettavaksi.

Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia toimittamiensa henkilötietojen siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröitynyt voi poistaa kaikki jäseneksi rekisteröityessään rekisteriin antamat tiedot, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Jäsenille lähetettävän jäsenkirjeen voi peruuttaa jäsenkirjeen lopussa olevasta linkistä.

Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti, allekirjoitettuna, rekisteriasioista vastaavalle henkilölle osoitteeseen:
Suomen Jääkiekkoilijat ry, Karoliina Rantamäki, Itäkatu 1-5 D207, 00930 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen: toimisto@sjry.fi.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti. Valituksen voi Euroopan unionissa tehdä tietosuojaviranomaiselle, erityisesti asuin- tai työskentelyvaltion tietosuojaviranomaiselle tai sen valtion, jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, tietosuojaviranomaiselle. Suomessa tietosuojaviranomainen on tietosuojavaltuutettu: tietosuoja.fi

11. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Yhdistys voi tarpeen mukaan muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan rekisteröidyille sähköpostitse.